Lisa 1. Vormsi Vallavanema 09.03.2026. a käskkirja nr 20-3/2/2026 juurde
Käesolevad andmekaitsetingimused selgitavad, kuidas Vormsi Vallavalitsus (edaspidi „vald“) töötleb isikuandmeid valla avalike ülesannete täitmisel ning vormsi.ee veebilehe kasutamisel. Küpsiste poliitika on eraldi lehel ning on vormsi.ee-s automaatselt genereeritud; siinsed tingimused viitavad sellele.
1. Vastutav töötleja ja kontakt
Vastutav töötleja: Vormsi Vallavalitsus
- Aadress: 91301 Hullo, Vormsi vald, Läänemaa
- Registrikood: 75022427
- Telefon: 529 6318
- E-post: vv@vormsi.ee
Andmekaitsespetsialist / andmekaitse kontaktisik: Kaisa Valm (e-post: kaisa@vormsi.ee).
2. Kohaldamisala
Tingimused kohalduvad isikuandmete töötlemisele, mis toimub (i) valla avalike ülesannete täitmisel (nt menetlused, teenuste osutamine, dokumendihaldus, arveldused), ning (ii) vormsi.ee veebilehe kasutamisel (nt kontaktvormid, serverilogid).
Kui mõne valla hallatava asutuse (nt kool, lasteaed, raamatukogu) andmetöötlus on kirjeldatud eraldi tingimustes, avaldatakse need vastava asutuse kanalites.
3. Töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused
Vald töötleb isikuandmeid eelkõige järgmistel eesmärkidel:
- avalike teenuste osutamine ja menetluste läbiviimine (sh taotlused, pöördumised, järelevalve);
- õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmine (nt raamatupidamine, arhiveerimine, avaliku teabe andmine);
- lepingute sõlmimine ja täitmine (nt hanked, teenusepakkujad, üürilepingud, ostud);
- valla töökorraldus (nt personal, tööle kandideerimine, volitused);
- veebilehe toimimine ja turvalisus (nt logid, tõrkeotsing);
- teavituste ja avaliku suhtluse korraldamine (nt üritused, pressiteated, teavitused).
Õiguslik alus sõltub konkreetsest tegevusest ning on üldjuhul üks järgnevatest: (a) avalikes huvides oleva ülesande täitmine või avaliku võimu teostamine; (b) juriidilise kohustuse täitmine; (c) lepingu täitmine või lepingu sõlmimiseks vajalike sammude tegemine; (d) nõusolek – ainult juhul, kui teenus/toiming on vabatahtlik ning sama eesmärki saab mõistlikult saavutada ka muul viisil.
4. Kelle andmeid ja milliseid andmeid vald töötleb
Vald võib töödelda järgmiste isikute andmeid:
- vallaelanikud ja teenuste kasutajad;
- pöördumiste ja taotluste esitajad ning menetlusosalised;
- lepingupartnerite esindajad ja kontaktisikud;
- üritustel osalejad;
- tööle kandideerijad ja töötajad;
- veebilehe külastajad (tehnilised andmed).
Töödeldavate andmete tüüpilised kategooriad:
- isikuandmed ja kontaktandmed (nimi, isikukood/sünniaeg, aadress, telefon, e-post);
- taotluste/menetluste sisuandmed (pöördumised, tõendid, seletused);
- arveldus- ja makseandmed (arved, kontonumbrid, makseviited);
- lepingute ja hangetega seotud andmed;
- pildi- ja videomaterjal (üritused, avalikud ülekanded) – kui asjakohane;
- tehnilised andmed (IP-aadress, brauseri tüüp, logikirjed) veebilehe turvalisuse ja toimimise tagamiseks.
Eriliiki isikuandmeid (nt terviseandmed) töötleb vald ainult siis, kui see tuleneb seadusest või on menetluse läbiviimiseks vältimatult vajalik, ning rakendab asjakohaseid turvameetmeid.
5. Kust vald andmeid saab
Vald saab isikuandmeid:
- andmesubjektilt endalt (taotlused, pöördumised, kontaktvormid);
- seaduses ettenähtud registritest ja teistelt asutustelt (nt rahvastikuregister, äriregister) ulatuses, mis on ülesande täitmiseks vajalik;
- lepingupartneritelt ning teenusepakkujatelt (nt arveldused, tehniline haldus);
- automaatselt valla teenuste ja kanalite kasutamisel (nt veebilehe serverilogid; nõusoleku alusel veebianalüütika; ning turvameetmetega seotud logid ja salvestised, kui neid kasutatakse).
6. Kellele vald andmeid edastab
6.1 Andmete vastuvõtjad
Vald edastab isikuandmeid ainult siis, kui see on seadusest tulenevalt lubatud ja vajalik. Võimalikud vastuvõtjad on:
- teised avaliku sektori asutused ja järelevalveorganid, kui seadus seda nõuab;
- pank ja makseteenuse pakkuja maksete teostamiseks või tagastamiseks;
- kohtud ja vaidluste lahendamise organid, kui see on vajalik õiguste kaitseks.
6.2 Andmete volitatud töötlejad
Vald kasutab teenuse osutamiseks vajadusel volitatud töötlejaid (nt IT- ja veebihosting, e-post, dokumendihaldus, veebilehe arendus ja hooldus), kellega on sõlmitud andmetöötlusleping. Volitatud töötlejad töötlevad isikuandmeid üksnes valla juhiste kohaselt ja teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses.
6.3 Isikuandmete edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda
Valla kasutatavad IT-lahendused ja teenusepakkujad (sh pilveteenused) ning teatud juhtudel ka andmete vastuvõtjad võivad töödelda isikuandmeid väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda. Sellisel juhul rakendab vald vajalikke meetmeid, et edastamiseks oleks õiguslik alus ja rakendataks asjakohaseid kaitsemeetmeid (nt Euroopa Komisjoni standardlepinguklauslid) või kasutataks muud seaduslikku edastamise alust.
7. Säilitamine
Vald säilitab isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik eesmärgi saavutamiseks, seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks või õiguste kaitsmiseks. Säilitamisel lähtutakse muu hulgas
dokumendihalduse ja arhiivinduse nõuetest ning valla dokumentide liigitusskeemist.
Näited: pöördumised ja menetlusdokumendid säilitatakse vastavalt nende liigile; raamatupidamisdokumente säilitatakse seaduses ettenähtud tähtaja jooksul; veebiserveri logisid säilitatakse turvalisuse ja tõrkeotsingu eesmärgil piiratud aja (nt 30–180 päeva) ning seejärel need kustutatakse või anonüümistatakse.
8. Isikuandmete töötlemise valdkonnad
8.1 Avalik teave ja dokumendiregister
Vald peab dokumendiregistrit ning avaldab teavet kooskõlas avaliku teabe seadusega. Avalikus dokumendiregistris avaldatakse dokumentide metaandmeid ulatuses, mis on seadusega lubatud. Isikuandmeid sisaldav teave tehakse avalikuks vaid juhul, kui see tuleneb seadusest või on avaliku huvi tõttu põhjendatud.
Juurdepääsupiiranguga teavet kaitstakse ning vajadusel piiratakse ka dokumentide metaandmete kuvamist. Juurdepääsupiirangu kestus sõltub teabe liigist ning seda võidakse seaduses ettenähtud juhtudel pikendada.
8.2 Vormsi.ee veebileht
Veebilehe toimimiseks ja turvalisuseks töötleb vald järgmisi andmeid:
- serverilogid ja veebilehe külastusandmed (IP-aadress, päringu aeg, külastatud URL, brauseri tehnilised andmed jms.);
- kontakt- ja pöördumisvormide andmed (nimi, e-post, sõnumi sisu) vastamiseks ja asjaajamiseks;
- tasuliste teenuste ostuandmed (tehingu staatus, summa, viitenumber, sõltuvalt lahendusest ka maksja nimi ja/või konto number).
Tasuliste teenuste ostmisel makselingi kaudu suunatakse teid Montonio keskkonda. Vallavalitsus saab teenuse osutamiseks ja arvelduseks vajaliku teabe (nt tehingu staatus, summa, viitenumber; sõltuvalt lahendusest ka maksja nimi ja/või konto number). Maksekaardi andmeid vallavalitsus üldjuhul ei kogu ega töötle; neid töötleb Montonio ja teie pank vastavalt nende tingimustele.
Vormsi.ee võib kasutada Google Analytics’i veebianalüütikat, et mõõta lehe kasutamist ja parandada teenuste kvaliteeti. Analüütika kasutamine toimub üksnes juhul, kui annate selleks küpsiste eelistustes nõusoleku.
Küpsiste ja sarnaste tehnoloogiate täpsemad üksikasjad (sh kasutatavad küpsised ja säilitustähtajad) on kirjeldatud eraldi „Küpsiste poliitika“ lehel, mis on vormsi.ee-s automaatselt genereeritud. Küpsiste eelistusi saab hallata seal toodud juhiste järgi.
8.3 Üritused, pildid, video ja sotsiaalmeedia
Vald võib avalike ürituste ja avaliku teavitustegevuse raames teha fotosid ja videoid ning avaldada neid valla kanalites (nt vormsi.ee, sotsiaalmeedia, pressimaterjalid). Töötlemise alus on üldjuhul avalik
ülesanne või avalik huvi. Kui olukord eeldab nõusolekut, küsib vald nõusoleku eraldi.
Kui leiate, et avaldatud pilt/video riivab põhjendamatult teie privaatsust, palume võtta ühendust valla kontaktidel, et hinnata avaldamise jätkamise vajadust.
8.4 Kaameravalve
Kui valla hoonetes või territooriumil kasutatakse kaameravalvet, on selle eesmärk isikute ja vara kaitse ning õigusrikkumiste ennetamine ja tõendamine. Kaameravalve olemasolust teavitatakse nähtava teavitussildiga. Salvestisi säilitatakse piiratud aja ning väljastatakse üksnes seaduses sätestatud alustel.
8.5 Värbamine ja personal
Tööle kandideerimisel töötleb vald kandidaadi esitatud andmeid kandideerimise läbiviimiseks. Kandidaadi andmeid säilitatakse üldjuhul konkursi lõpuni ning seejärel piiratud aja, kui seadus või vaidluste lahendamine seda ei nõua; pikem säilitamine toimub üksnes nõusolekul.
9. Turvalisus
Vald rakendab organisatsioonilisi ja tehnilisi turvameetmeid, et kaitsta isikuandmeid juhusliku või volitamata hävimise, kaotsimineku, muutmise, avalikustamise või juurdepääsu eest. Meetmed hõlmavad muu hulgas ligipääsu piiranguid (rollipõhine juurdepääs), logimist, varundamist ning vajadusel krüpteerimist.
10. Teie õigused
Teil on isikuandmete kaitse õigusaktidest tulenevad õigused, sh:
- õigus tutvuda oma isikuandmetega ja saada neist koopia;
- õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist;
- õigus nõuda töötlemise piiramist seaduses ettenähtud juhtudel;
- õigus esitada vastuväide töötlemisele, kui töötlemise alus on avalik huvi/avalik võim või õigustatud huvi;
- õigus andmete kustutamisele seaduses ettenähtud juhtudel;
- õigus nõusolek tagasi võtta (kui töötlemise aluseks on nõusolek);
- õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile.
Õiguste kasutamiseks esitage taotlus e-posti teel vv@vormsi.ee või kirjalikult valla aadressil. Õiguste ulatus sõltub konkreetsest töötlemise õiguslikust alusest ja asjaoludest. Vajadusel palume isikusamasuse tuvastamiseks täpsustavat teavet. Vastame üldjuhul ühe kuu jooksul.
11. Kaebuse esitamine
Kui leiate, et valla tegevus rikub teie isikuandmete kaitse õigusi, palume esmalt võtta ühendust vallaga. Teil on alati õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole.
12. Automatiseeritud otsused ja profiilimine
Vald ei tee isikuandmete põhjal automatiseeritud otsuseid ega profiiliandmetel põhinevat otsustamist, välja arvatud juhul, kui konkreetse teenuse juures on sellest eraldi teavitatud.
13. Tingimuste muutmine
Vald võib tingimusi ajakohastada, kui muutub õigusraamistik, teenused või andmetöötluse korraldus. Kodulehel avaldatakse alati kehtiv versioon koos viimase uuendamise kuupäevaga.
